Outlook knüpft Kontakte, c't 5/06, S. 204, db
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Liesmich.txt             dieser Text
DiesOutlookSitzung.txt   Quelltext für Import in VB-Editor
frmOoBriefOptionen.frm   Userform für den Import in Outlook
frmOoBriefOptionen.frx   Userform für den Import in Outlook
OL_OOBrief.bas           Quelltext für Import in VB-Editor
OoVorlage.ott            Briefvorlage zum Anpassen
UniversalTools.zip       Inhalt des Archivs bitte separat installieren

Dieses Add-in schlägt die Brücke zwischen Microsofts PIM und E-
Mail-Client Outlook und dem freien Office-Paket OpenOffice, indem 
es einzelne oder alle Outlook-Kontakte an OpenOffice übergibt.

Bei einem Einzelbrief wählt man in Outlook den gewünschten 
Empfänger, klickt aufs zuständige Symbol und schon öffnet das Add-
in ein neues Writer-Dokument. Dieses ist nach den Vorgaben einer 
DIN-gerechten Briefvorlage gestaltet und enthält bereits alle 
relevanten Adressdaten des Empfängers, sodass der Anwender nur 
noch den Brieftext verfassen muss. Einen Mausklick später kommt 
der Brief aus dem Drucker.

Wer nicht nur Standardbriefe, sondern auch Rechnungen, 
Lieferscheine oder andere Spezialschriftstücke versenden möchte, 
kann die Lösung beliebig erweitern. Dazu muss man nur die 
entsprechenden Dokumentvorlagen gestalten und mit den notwendigen 
Platzhaltern versehen, die das Add-in gegen die Daten des 
jeweiligen Empfängers austauscht.

Das Add-in wurde für Outlook XP/2003 und OpenOffice 2.0 sowie 
StarOffice 8 entwickelt, die wegen des Zugriffs auf 
sprachspezifische Bezeichnungen in einer deutschsprachigen Version 
installiert sein müssen. Für den ordnungsgemäßen Betrieb muss 
zudem der Windows Script Host mit VBScript aktiv sein, was der 
Voreinstellung von Windows XP entspricht.

Um auf Windows-Dialoge zuzugreifen, nutzt das Add-in das ActiveX-
Control UniversalTools.ocx. Um es zu installieren, entpacken Sie 
zunächst den Inhalt der ZIP-Datei in ein leeres Verzeichnis. Darin 
starten Sie das Installationsprogramm Setup und folgen dessen 
Anweisungen.

Öffnen Sie Outlook und wechseln mit Alt+F11 in den Visual-Basic-
Editor. Wählen Sie jeweils "Datei/Datei importieren", um das 
Basic-Modul OL_OoBrief.bas sowie die Userform 
frmOoBriefOptionen.frm ins Outlook-eigene VBA-Projekt einzufügen. 
Anschließend fügen Sie den Inhalt der Textdatei 
DieseOutlookSitzung.txt mit Hilfe der Zwischenablage ins 
Klassenmodul "DieseOutlookSitzung" ein. Sie öffnen das Modul, 
indem Sie im Projekt-Fenster auf das Pluszeichen vor "Microsoft 
Office Outlook Objekte" klicken und dann einen Doppelklick auf 
"DieseOutlookSitzung" ausführen. Sollte das Klassenmodul bereits 
namensgleiche Prozeduren enthalten, müssen Sie jeweils die Inhalte 
der vorhandenen und der neu eingefügten Prozedur zusammenführen, 
da jede Prozedur nur einmal vorkommen darf.

Um Outlook grundsätzlich das Ausführen von Makros zu gestatten, 
sollten Sie diesen eine digitale Unbedenklichkeitsbescheinigung 
ausstellen. Dazu müssen Sie gegebenenfalls im Office-Setup die 
"Digitale Signatur für VBA-Projekte" nachinstallieren. Starten Sie 
anschließend das Tool Selfcert.exe im Office-Programmordner und 
legen Sie mit dessen Hilfe ein Zertifikat für sich selbst an. 
Danach wechseln Sie zurück in den Visual-Basic-Editor und wählen 
"Extras/Digitale Signatur". Über die Schaltfläche "Wählen" weisen 
Sie dem VBA-Projekt Ihr selbsterstelltes Zertifikat zu, sichern 
das Projekt mit "Datei/VbaProject.otm speichern" und starten 
Outlook neu. Markieren Sie das Kontrollkästchen "Makros aus dieser 
Quelle immer vertrauen" und klicken Sie auf "Makros aktivieren".

Kopieren Sie die Beispielvorlage OoVorlage.ott in Ihren 
persönlichen Dokumentordner (Eigene Dateien). Starten Sie Writer 
und wählen "Datei/Dokumentvorlage/Bearbeiten, um die Vorlage zu 
öffnen. Ersetzen Sie nun alle "Martin-Mustermann"-Angaben durch 
Ihre persönlichen Daten und tauschen das Grafiklogo aus, um die 
geänderte Vorlage dann zu speichern.

Diese Vorlage können Sie an Ihren persönlichen Bedarf anpassen. 
Sie orientiert sich an den hierzulande üblichen (DIN-)Vorgaben für 
Geschäftsbriefe, lässt sich jedoch auch für die private 
Korrespondenz verwenden. Für Spezialfälle wie Angebote, Rechnungen, 
Lieferscheine und dergleichen sollten Sie sich jedoch eigene 
Vorlagen (gegebenenfalls auf Grundlage der Beispielvorlage) 
erstellen und diese anschließend für den Datenaustausch mit dem 
Add-in präparieren. Dazu stehen Platzhalter wie [Kontaktname] oder 
[Telefon geschäftlich] zur Verfügung, die Sie an beliebiger 
Position in die jeweilige Vorlage einfügen können. Das Add-in 
ersetzt die Platzhalter dann im späteren Einsatz durch die 
angegebenen Daten des ausgewählten Kontakts:

[Kontaktname]          Der zumeist aus Vor- und Nachname bestehende 
                       Betreff des Kontakts
[Adresse]              Die komplette mehrzeilige Anschrift (Straße, 
                       Postleitzahl, Wohnort und Land)
[Anrede]               Anrede oder akademischer Titel
[Vorname]              Vorname des Kontakts
[Nachname]             Nachname des Kontakts
[Firmenname]           Name der Firma
[Straße]               Adresse mit Postleitzahl
[Stadt]                Wohnort
[Bundesland]           Bundesland
[Postleitzahl]         Postleitzahl
[Land]                 Land
[Telefon privat]       private Telefonnummer
[Telefon geschäftlich] geschäftliche Telefonnummer
[E-Mail-Adresse]       primäre E-Mail-Adresse
[Geschlecht]           Geschlecht des Kontakts

